物业具有不动产的特点，且管理跨越时间长，各种变化因素多，建立和规范物业档案成为物业企业不可或缺的主要工作内容之一。物业管理档案包括业主档案、图纸档案、设备设施档案、财会档案等。
物业公司是为小区业主服务的，业主的档案自然就成为物业档案重要组成部分。为了更好地履行住宅装修的监督管理，给业主和非业主使用人提供良好的生活或工作环境，物业公司一般会留存以下业主相关资料：对于建立业主档案，主要是按类别进行整理归类，具体由“入伙资料”、“装修资料”、“维修资料”及其他资料构成。
一、物业管理档案的作用
1、凭证作用：物业管理档案最基本的特点是由其形成过程及内容决定，是使档案优于其他各种物业管理资料的一种作用。通常物业管理档案的内容从当时当事直接使用的文件转化而来，文件表格中保留着真实确切的时间标记。
2、参考作用：物业管理档案是事实、数据和经验的记录，是真实的可靠的原始资料，既为同一项目不同时期的情况提供比较参考，也为同时期的不同项目之间提供参照。
物业管理档案的管理属于一项时间跨度较长的工作，建立物业管理档案最终的目的是为管理服务，即方便管理。从档案本身的作用来说，无论是凭证作用还是参考作用，都需要通过查询才能得到体现。
二、业主档案中的入伙手续资料
注明：因各地房地产开发商与物业公司相关规定不同，以下资料可能存在一定的差异。
1、《收楼手续流程》或《收楼须知》；
2、《入伙通知书》；
3、《入伙预交费用一览表》；
4、《购房合同》原件；
5、业主身份证原件；
6、《业主/住户情况登记表》需登记随住人员及暂住人员信息；
7、如业主委托代办人收楼的需要出具《委托收楼证明函》；代办人身份证原件；
8、如业主属法人，需要提供单位营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件；
9、《业主临时规约》；
10、《收楼证明书》存根；
11、《业主收楼检查登记表》
12、《领取物品资料和钥匙记录表》
13、《整改项目报告》；
14、《委托银行代收费协议书》；
15、《业户手册》；
16、《房屋质量保证书》；
17、《住宅使用说明书》；
18、其它入伙代办手续签约；
19、业户车辆情况资料：车位号、车牌号信息；
20、办理停车手续资料：《车位有偿使用协议书》；
21、签订《前期物业服务协议》；
22、签订《消防安全责任书》。
三、业主档案有关装修手续及资料
注明：如果是精装修住宅，则不存在此项。
1、《房屋装修管理规定》（装修须知）；
2、《装修申请表》；
3、《装修审批通知书》；
4、装修图纸及审批资料；
5、装修施工单位营业执照及资质证书复印件；
6、《住宅室内装修协议》；
7、《装修承诺书》
8、《装修施工许可证》；
9、《装修试水及打压记录》
10、《动火许可证》；
11、《施工人员出证办证登记表入》；
12、《装修巡视检查记录表》;
13、《违章装修整改通知书》；
14、《装修验收整改通知书》；
15、《装修完工验房表》。
四、业主档案中的维修资料
注明：维修资料区分“保修期内维修资料”和“维修资金维修资料”。
1、保修期内的维修资料
⑴《工程维修联系单》；
⑵《维修档案备忘表》。
2、启用维修资金维修物业的相关资料主要有：
⑴《工程维修联系单》；
⑵《维修备忘表》；
⑶《维修申请书》；
⑷《维修资金申请委托书》；
⑸《业主身份证复印件》；
⑹《业主房产证复印件》；
⑺《维修预算公示》；
⑻《施工合同》；
⑼《维修工程施工方案》；
⑽《业主签名表》；
⑾《业主签名达标证明》；
⑿《维修资金首付款收据》；
⒀《维修资金使用预算表》；
⒁《维修资金使用申请表》；
⒂《工程维修验收证明》；
⒃《漏水及维修照片》；
⒄《验收报告》；
⒅《维修资金使用结算明细表》；
⒆《尾款收据》
⒇《维修资金使用结算表》。
五、催缴物业费资料
1、《催缴物业费管理台账》；
2、催缴物业费原始记录；
3、催缴物业费温馨提示（小区张贴内容）；
4、催缴物业费短信通知（短信送达业主）；
5、上门催缴记录表；（逾期未交业主）；
6、邮局快递催费函（送达逾期未交费业主）；
7、律师函催费（含违约金）。
以上业主档案由兼职档案员进行管理。物业管理档案分为电子档案和纸质档案，电子档案的特点是方便查询，纸质档案的特点是可作为有效凭证。