论目标管理机制与进度控制的优化和实施11996 [复制链接]

论目标管理机制与进度控制的优化和实施

【摘要】传统型出版社面对市场的挑战，必须从内部管理机制上找出路，建立以市场为主导的，灵活的、反应快速的，适应市场竞争的先进管理模式。本文从图书出版项目制的视角出发，论述了出版社在目标管理与进度管理方面的实施思路和优化方案，以期提升出版社的内部管理实力，在有限的时间、预算范围内达到预期的效益要求。

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【关键词】出版社 项目 目标管理 进度计划 控制 优化

一、出版社目标管理机制的优化

（一）目标管理的现状与问题

近年来，众多出版社已经转企改制，也采取了一系列的措施和改革，初步建立起了经济目标制管理和配套的激励约束机制，在实际工作中起到了一定的激励作用，为出版单位带来了一定的效益。但随着出版业的竞争加剧和快速发展，出版社为应对外部环境的变化，频繁调整机构与业务流程，其间出现了管理机制无法跟上节奏的问题，这说明出版社在业务管理流程体系、组织岗位职责体系、职位体系和岗位说明书等目标管理的基础工作环节上仍有待进行优化和完善。

此外，由于目前出版社的目标设计本身大多仅针对传统部门设计，不是在进行全流程整合基础上的项目制目标设置，相应的绩效管理机制设置也存在不合理之处，不重视考核的过程，却过分在意员工的个人定量考核指标，看重考核结果。高层领导只重视企业的业务和业绩，往往忽略了对其他指标的设置和考核。目标管理强调参与性，如果员工没有参与计划的制定、了解目标过程的实施和管理，就很难真正实现目标管理的目的。

（二）目标管理机制的实施思路

结合传统型出版社的管理模式和人员组织安排，目标管理机制的优化思路可以具体分为以下四个步骤。

第一步，建立目标体系。出版社投入使用目标管理制度，第一步就是需要建立一套完整的目标体系。这项工作由金字塔形式自上而下逐层确定各级目标，所以企业领导需要最先确立战略目标，然后依据战略目标，逐级分解。这种体系也称作锁链式目标体系，上下级的目标是一环扣一环的，通过一定的手段相连接，他们之间的关系可以用“目标-手段”或“战略-战术”这样的结构来进行描述。也就是说，上一级需要一定的手段才能完成这一级的目标，而这种手段就是下一级需要达成的目标，逐层走下去，直到整个作业层都确定目标时，目标制定流程结束。这里面有两个重点，一是目标体系的建立和目标任务的细化，如何体现科学性和合理性；二是目标管理需要员工个体的积极参与，只有自上而下地参与制定目标体系，才能保证自下而上地实现企业战略目标，即顶层目标。

第二步，目标划分，明确。根据组织结构建立目标体系之后，下一阶段的任务是确定各个部门的目标，确认每个员工负责的目标，其中关键的是KPI即关键绩效指标的确立。由于目标管理要求每一个分目标都有对应的主体，因此组织结构并不是一成不变的，而是需要时刻调整的。假设目标管理可以通过逻辑和组织结构这两种形式展开，这样就会造成一种现象，从逻辑层面上展开目标，很难为一个关键的分目标匹配到一个可以对这个目标全面负责的管理部门；而从组织结构上，一些部门想要确定重要的目标又无从下手，导致目标的滞后，这样的情况时常发生。所以需要根据预订目标审查现有组织结构，并适时调整，以明确目标者，并协调关系。

第三步，组织实施。目标管理属于一种重要的综合性管理制度，即使确定了各级目标，也需要十分谨慎地制定管理方法的实施方案。管理方案的执行者需要依靠自我控制的方式，上级主管人员对下级员工进行授权，让员工实行自我管理。上级主管人员的职责就是根据目标管理的主旨内容，取得预期的企业目标管理效果。但授权不等同于放手不管，在目标管理实施过程中，上级主管一是要定期检查，掌握全面信息，对出现的困难和阻滞及时调整，确保预期目标实现；二是要通报进度，便于下级执行者相互协调，强化全面管理的观念。上级的管理与下级执行者形成指导与落实的关系，形成良好的工作环境，从而对出版社的组织实施创造良好的长效管理机制。

第四步，总结和评价。对各级目标的完成情况，要事先做好进度安排，定期进行检查和总结。通常采用部门内部自检、不同部门互检和组建专门的部门检查这三种检查方法。检查的依据就是事先确定的目标检验组织实施的有效性。根据目标评价最终结果，分析评价结果，总结存在的管理问题，合理地制定奖惩制度。通过评价结果这一环节，目标管理可以得到进一步优化，开始新循环。

二、图书出版进度管理的实施方法

（一）进度计划制定的优化

为了能有序地开展图书出版中的各项工作，确保出版工作中的每个环节都无缝连接，出版社需要制定合理的图书项目进度计划，这是保证图书可以按时出版的重要前提条件。此外，图书项目进度管理也受限于传统管理手段，只对单一项目中不同产品的进度进行协调，导致不受协调的其他项目的管理问题不断出现，直接影响了出版社的生产效率。根据这些情况，结合图书出版的特点，可以对出版项目进度计划的制定进行优化。

（二）进度计划制定准备阶段的优化

指定进度计划的前期准备工作是收集包括图书出版的最后期限要求、选题的特点、作者情况、出版单位的基本情况以及出版单位审校人员的情况等在内的信息资料。这些资料必须真实可靠，同时还要对一些突发事件做好应急预案和措施，明确好自身的职责和权利，以便在最短的时间内做好预估。

（三）进度计划制定过程的优化

首先，明确图书出版的流程。图书出版工作并没有读者想象的那样简单，而是一项复杂繁琐的工作，它集合了作者、出版社和印制单位这三种要素在里面，每一个要素都很重要。图书出版的流程可以总结为编稿、审稿、排版、改稿和印刷五大流程，每一个环节都有其具体的工作。编稿环节的工作有选题和报批、样稿的编写和审核以及全稿的编写等，审稿工作需要专家审核和稿件三审，接下来需要进行装帧设计和排版等工作，然后进入改稿阶段，这也是重要的一环，需要三校和对红修改，最后确定印数和定价，开始图书印刷。 其次，确定工作顺序，明确各项工作的依赖关系。出版往往都是一环扣一环，甚至是等一个环节完成了才能进行下一个环节的工作。例如：图书出版经过一审后，还有二审和三审后面的环节，目的在于巩固一审结果，以确保图书的质量达到最优。进度计划的制定就是要合理安排工作，减少或消除工作与工作之间的搁置和空挡，尽量做到无缝对接。这要求项目负责人熟悉各个出版环节的依从关系，更合理地安排各道工序的起讫时间，以便有效降低不必要的时间耽搁与浪费。

再次，估算各项工作所需要的时间。这也是项目进度计划制定的关键。作为项目负责人，需要在满足最后期限的要求下，根据出版单位的实际情况做出各项工作的时间估算。这需要项目负责人具备丰富的工作经验。比如，要在20个工作日内完成一本图书，正常情况下的排期为20天。但是如果出版时间比较紧张，那么项目负责人就必须与相关部门和人协商压缩校审的事情，这样一审和二审的时间至少压缩2天。项目负责人如果不能正确估算时间的话，会严重影响计划的实施，从而影响图书质量。

最后，制定时间进度计划。在以上工作顺利完成后，才能正式进行计划编制，这时还应考虑因国家公休日等客观因素导致的时间变化，各项工作的交接时间以及稿件在对接中所花费的时间。进度计划需要绘制成甘特图和络计划图，简单明了、一步了然，可以将进度图张贴在项目组工作地点的墙上，以便于项目组全体成员都能知道各项工作的计划安排，并按照控制节点时间进行全员自觉遵守与动态监控。

（二）进度计划控制的优化

图书在出版过程中，项目负责人要按照进度计划图的节点要求进行检查监控，及时掌握图书出版的实际进展。项目进度计划控制的实施主要是负责周期性地收集和整理进度资料，及时地召开进度计划现场会议。项目负责人可以与相关执行人员进行面对面的交流，一来可以获得最准确的进度进展资料，二来可以讨论与解决项目执行中所遇到的问题，提高办事效率。掌握项目的实际进度情况后，项目负责人应把实际进度数据和计划进度数据进行对比，可以采用ERP系统对比、S形曲线对比法、香蕉曲线比较法等技术，还可以将统计时间、计划进度、实际进度、进度提前或滞后等单项作为纵向以列表的形式统计出来，便于快速掌握进度实施情况。

在项目进度控制中，要确保关键线路的人力物力投入和按期推进，如发现实际进度与计划不符时，要及时分析原因，进行工序间的调整和人力物力上的优化再设计，使出版项目能及时回到原来既定的轨道上来。一般而言，造成偏差的原因有：各相关部门不能协调配合；项目重要条件发生变更；风险因素；管理过程中出现的失误，工期进度以及相关计划中出现的不可避免的误差等。